Workshop planen: In 5 schnellen Schritten zum wirkungsvollen Workshop

Auf die Anfrage: “Kannst du einen Workshop für uns moderieren?” folgt eigentlich immer ein ähnlicher Arbeitsablauf – egal, ob es sich um einen Teamworkshop oder ein spezifisches Thema handelt.

In diesem Artikel teilen wir mit euch, wie wir einen Workshop planen und welche Tools uns helfen, unsere Vorbereitung einfacher und effizienter zu gestalten.

1. Die Bedarfsermittlung als Grundlage für die Workshop Planung

Was ich zu Beginn meiner Tätigkeit als Workshop-Moderatorin/Facilitator/Trainerin (schade, dass es hier keinen eindeutigen Begriff gibt) noch unterschätzt habe: Die Bedarfsermittlung ist oft der erste und wichtigste Schritt, bei der Konzeption des Workshops. Sie liefert uns nämlich gleich zu Beginn wertvolle Informationen und hilft zudem unseren Kunde, eine präzise Zielsetzung herauszuarbeiten.

Hierbei sollte zu Beginn klargestellt werden, ob es sich wirklich um einen Workshop (ein sehr interaktives, offenes Format) oder doch um ein Training (eine klare Erarbeitung von Skills oder Wissen) handelt. Oft verschwimmen die Grenzen zwischen den Formaten – deshalb ist die methodische Abgrenzung hier besonders wichtig.

Eine gute Strategie ist für uns, die Fragen nach dem GROW-Format zu stellen. Die Buchstabenfolge GROW steht für:

GOAL (Ziel)

• Was ist das Ziel des Workshops?
• Was soll am Ende anders sein als jetzt?
• Woran würdest du konkret merken, dass es dann anders ist?

REALITY (Realität)

• Was ist bis jetzt schon passiert?
• Wie ist die aktuelle Situation?
• Wer und was ist alles beteiligt?

OPTION / OBSTACLES (Optionen und Hindernisse)

• Was wurde schon versucht, um das Problem zu lösen?
• Was passiert, wenn nichts passiert?
• Welche Wege und Möglichkeiten gibt es?

WAY-FORWARD (Weg nach vorne)

• Was sollte im Workshop möglichst passieren?
• Was sollte auf gar keinen Fall passieren?
• Konkrete Fragen zur Organisation des Workshops (Ort, Zeit, usw.)

Tipp 1: Beziehe in diese Interviews nicht nur mit die Auftraggebenden ein, sondern alle, die maßgeblich an dem Projekt beteiligt sind (z.B. Führungskräfte, Mitarbeitende des Teams oder andere Teams). Das erscheint je nach Auftragsgröße vielleicht zu aufwendig, lohnt sich aber sehr.

Tipp 2: Wenn das Format oder Thema nicht ganz klar ist, haben sich bei uns “Entweder-Oder”-Fragen bewährt. Beispiel: “Ist es eher ein Teamworkshop oder ein Konflikttraining?”

2. Definiert ein klares Ziel für den Workshop

Wenn es an die Planung und Umsetzung des Workshops geht, hilft es uns, ein klares Ziel zu definieren. Das muss nicht immer ein Ergebnis sein – manchmal kann das auch eine Frage sein, die durch den Workshop beantwortet werden soll.

Beispiel: “Wie ist unsere Team-Kommunikation und wie können wir sie verbessern?”

Natürlich können wir das Ziel auch als Statement formulieren: “Als Team näher zusammenwachsen und Probleme offen ansprechen und konstruktiv lösen”. Ich arbeite hierbei gerne mit Verhaltensankern: Diese Marker beschreiben, woran wir merken, dass wir auf dem richtigen Weg sind und das Ziel erreicht wird.

Verhaltensanker können zum Beispiel folgende Beobachtungen sein:

• Das Team spricht offen und ehrlich Probleme an.
• Die psychologische Sicherheit ist gestärkt und es besteht eine “Ja, und”- statt einer “Ja, aber”-Haltung.

Tipp: Auch wenn wir ein klares Ziel haben, sollten wir im Workshop für eine Veränderung des Zielbildes offen bleiben.

Was ist meine Rolle im Workshop?

Diese Frage solltest du dir gleich zu Beginn stellen und deine Rolle im Workshop dementsprechend planen und ausarbeiten.Kannst du neutral bleiben? Oder bist du vielleicht beteiligt oder sogar betroffen von den Themen? Wichtig ist, dass du deine Rolle vorab festlegen kannst – so kannst du sie zu Beginn des Workshops bereits klar kommunizieren.

3. Ideen sammeln per Brainstorming

Los geht’s! Beim Brainstorming kannst du deiner Kreativität freien Lauf lassen und alle Ideen und Gedanken sammeln, die dir zum Workshop in den Sinn kommen. Die Vorgehensweise kann hier je nach Geschmack variieren – ich persönlich nehme gerne ein großes Blatt Papier und schreibe alle Gedanken auf, die mir in Bezug auf das Workshop-Thema durch den Kopf schwirren. Das können sowohl Methoden als auch Übungen, Zitate oder Studien sein.

Tipp: Das Brainstorming kann auch gut in einem digitalen Tool wie Miro, Mural oder Conceptboard abgebildet werden. Der Vorteil ist hierbei, dass du deine Ideen ganz leicht mit anderen teilen kannst.

Hier findest du die passenden Methoden

Die Ideen sind da, aber du suchst noch nach der passenden Methode? Dann startet die Methoden-Suche. Ich werde zum Beispiel oft bei Liberating Structures oder in der Stöberbox von Memogic fündig.

4. Workshop-Flow planen

Du hast dein Ziel, du kennst deine Rolle und dank deines Brainstormings hast du auch jede Menge Ideen und Methoden gesammelt. Jetzt geht’s in die Konzeption! Dein Workshop entpuppt sich doch als Training? Dann schau dir gern den Artikel “Training konzipieren mit dem 4-MAT” an.

Bei der Konzeption eines klassischen Workshops halte ich mich gerne an das Format aus dem Deutschunterricht:

Einstieg

• Begrüßung
• Thema und Ziel des Workshops (hier gerne viel mit Bildern arbeiten)
• Agenda (Ich nutze hier immer ein Kanban Board als flexible Agenda – so können die Teilnehmenden die Agenda einfach mitbestimmen.)
• Check-In, damit alle sich kennenlernen oder in das Thema finden können.
  • Eine Sammlung an Check-In Methoden findet ihr hier.

Hauptteil

• Was ist die Herausforderung / das Problem?
• Im Grunde geht es darum, zu definieren, worum es uns heute geht. Um das herauszuarbeiten, eignet sich besonders gut die “How might we” (HMW) oder “Wie können wir” (WKW) Frage. Wenn ihr wissen wollt, wie diese Methode funktioniert, dann schaut gerne das Video von AJ Smart.

Mein Geheimtipp für eine gute Workshop-Struktur:

Ich habe zwei zwei Formate, die ich immer in der Hosentasche habe, um einen Workshop schnell und leicht zu strukturieren: Zum einen den Lightning Decision Jam, der sich auch wunderbar abwandeln und anpassen lässt. Und zum anderen die 3D Welten-Methoden von Janek Panneitz. Mit diesem Tool lassen sich komplizierte Prozesse sehr strukturiert und unterhaltsam bearbeiten.

Am Ende des Hauptteils zeichnen sich bereits viele Ideen und Lösungsansätze ab. Im besten Fall kannst du auch bereits eine Priorisierung erkennen.

Tipp: Ein Workshop kann für alle Beteiligten ganz schön anstrengend sein und erfordert viel Kreativität und Energie. Daher achte ich immer auf eine Abwechslung zwischen herausfordernden Aufgaben und solchen, die leicht von der Hand gehen. Studien haben gezeigt, dass das für das Gehirn die effektivste Arbeitsweise ist.

Mehr dazu findest du auch in dem Interview mit Silvia Meier, welches Anfang Dezember hier erscheint. Aber wie gelingt uns diese Abwechslung? Beispielsweise, indem du regelmäßig (etwa alle 30 Minuten) eine Veränderung einläutest.

Wenn es zum Beispiel nach dem Sammeln der Ideen in eine Punktabstimmung geht, ist das schon eine Veränderung. Mit einer eingebauten Bewegungssession setzt du sogar noch einen zusätzlichen Akzent.

Wichtig sind natürlich regelmäßige Pausen: Spätestens nach zwei Stunden solltest du einen etwas längeren Break für einen kleinen Snack und ungezwungenen Austausch einplanen.

Schluss

Unsere Aufgabe als Trainer:innen und Coaches ist es, dem Workshop einen guten Rahmen zu geben und den Raum klar zu definieren.

Früher habe ich immer zum Abschluss drei Spalten auf ein Flipchart gezeichnet: WAS? WER? BIS WANN?

Oftmals stellte sich hier heraus: Das Commitment war klar und eindeutig vorhanden – aber oft wurden die Themen trotzdem nicht umgesetzt. Daher gehe ich mittlerweile so vor: Ich frage die Teilnehmenden, wie sie für die Umsetzung sorgen wollen. Ich empfehle ihnen, sich bewusst zu involvieren und zu beteiligen und mache konkrete Vorschläge – ich lasse aber am Ende die Gruppe entscheiden, wie sie vorgehen möchte. Hierbei achte ich darauf, den Prozess transparent zu kommunizieren und auch darüber zu berichten, dass manche Vorhaben allein daran scheitern, dass der Alltag wieder einprasselt und keine Zeit zur Umsetzung bleibt.

Interessanterweise werden die Teams, sobald sie diese Verantwortung übertragen bekommen haben, sehr kreativ und entwickeln sehr sinnvolle, eigene Lösungen. Manchmal ist es ein Commitment-Buddy-System und manchmal einfach die Einsicht, dass andere Dinge zunächst de-priorisiert werden müssen.

Jetzt habe ich also einen groben Fahrplan. Um meine finale Agenda zu bauen und in eine schöne, übersichtliche Form zu bringen, nutze ich Memogic. Das funktioniert schnell und einfach per Drag-and-Drop und ich habe all meine Inhalte für sämtliche Workshop-Formate dort parat. Falls du Memogic noch nicht kennst: Es ist super intuitiv – und kostenlos!

Check-out

Am Ende eines erfolgreichen Workshops geht es natürlich darum, einen guten Abschluss zu finden. Je nachdem, wieviel Energie und Zeit du und deine Teilnehmenden noch haben gibt es zahlreiche tolle Check-Out Methoden.

Ich habe z.B. immer mein Bildkarten-Set von Metafox und bitte die Teilnehmenden, ein Bild zu wählen, welches für sie den Tag repräsentiert. Mit einer kurzen Runde, in der wir uns über unsere Eindrücke austauschen, verabschieden wir uns dann aus dem Workshop.

Übrigens: In unserer Stöberbox findest du viele weitere Ideen für ein gelungenes Check-out!

5. Feedback

Besonders wichtig ist für mich nach einem Workshop das Feedback der Teilnehmenden. Wenn ich nur eine kurze Rückmeldung einhole, nutze ich “Bittefeedback.de“. Für ein umfassendes Feedback greife ich auf “Trevato” zurück. Hier wird nicht nur abgefragt, ob ein Training oder ein Workshop “gefallen” hat, sondern mittels tiefergehender Fragen ausgewertet, ob die Inhalte auch wirklich angekommen sind und eine Wirkung erzielt haben.

Ergebnisse dokumentieren im Follow-up

Uff – findet ihr diese Aufgabe auch manchmal so zäh? Zugegeben eine Aufgabe, die mir nicht besonders Freude bereitet.Um die Dokumentation der Ergebnisse ein wenig aufzulockern, binde ich immer Fotos aus dem Workshop und themenrelevante Videos ein. Oder ihr bittet die Teilnehmenden direkt, sich selbst um die Dokumentation zu kümmern, indem sie beispielsweise ihre Bilder direkt in ihrer Arbeitsumgebung (z.B. im SharePoint in Microsoft Teams) speichern. So stärkt ihr auch gleich die Selbstverantwortung des Teams und der Mitwirkenden.

Extra-Tipp: Einige Wochen nach dem Workshop frage ich bei den Teilnehmenden nach, wie es ihnen geht und ob Fragen geblieben sind. Hierbei teile ich gerne einen spannenden Inhalt, um an den Workshop und die Umsetzung zu erinnern. So bleiben wir in Erinnerung und halten einen guten Kontakt.

Jetzt kommt aber das größte Kunststück der Workshop-Planung: Nachdem alles durchdacht und eine Agenda erstellt ist, lege ich im Workshop alles zur Seite und konzentriere mich nur auf das, was im Raum passiert. Die Pläne behalte ich natürlich im Hinterkopf – aber so richtig magisch wird es, wenn wir mit dem Flow der Gruppe gehen und gemeinsam den Weg entdecken. Gut, dass ich als Workshopleitung sozusagen immer “Karte und Kompass” zur Hand habe – so verlieren wir weder Raum noch Ziel aus dem Blick.

Wie immer gilt aber natürlich auch bei der Planung deines Workshops: Viele Wege führen nach Rom! Was sind deine besten Tipps und Tricks für einen gelungenen Workshop