5 häufige Fehler bei der Workshop-Planung – und wie du sie vermeidest

Tipps und Tricks, um deine Workshops effizienter zu gestalten und mehr Zeit für Kreativität zu haben.

Die Tücken der Workshop-Planung

Die Planung eines Workshops ist oft eine Herausforderung – das wissen wir nur zu gut. Zwischen der Auswahl passender Methoden, dem Zeitmanagement und den Erwartungen der Teilnehmenden kann schnell Chaos entstehen. Besonders häufig treten ähnliche Probleme auf, die die Qualität eines Workshops beeinträchtigen können. Typische Fehler, die immer wieder auftreten, sind unstrukturierte Agenden, unklare Lernziele oder eine zu volle Planung.

💡 In diesem Artikel zeigen wir dir fünf Fehler auf, die viele Workshop und Trainingsplaner machen und wie du sie mit wenigen Schritten umgehen kannst.

Fehler 1: Unklare Lernziele und mangelhafte Bedarfsermittlung

Einer der häufigsten Fehler bei der Planung eines Trainings/Workshops ist es, die Lernziele nicht klar zu definieren. Wenn die Ziele ungenau oder zu allgemein formuliert sind, wissen weder die Teilnehmenden noch du selbst, worauf der Workshop eigentlich hinauslaufen soll. Das führt zu Verwirrung und zu unbefriedigenden Ergebnissen.

Lösung

Die Lernziele sollten bereits bei der Konzeption präsent sein. Eine gute Bedarfsermittlung hilft dabei, diese zusammen mit dem Auftraggeber zu erarbeiten. Hierbei orientieren wir uns gerne am GROW-Modell (Goal, Reality, Options, Will), das als strukturierte Methode eine klare Zieldefinition unterstützt.

🎯 Weitere Informationen zum GROW-Modell findest du in unserem Blogartikel: Workshop planen: In 5 schnellen Schritten zum wirkungsvollen Workshop

Fehler 2: Zu volle Agenda

Wir kennen es von uns selbst: Es ist verlockend viele Inhalte in die Workshopagenda zu packen. Dies führt dazu, dass Themen zu schnell abgehandelt werden müssen und die Teilnehmenden überfordert sind. Am Ende bleibt oft kein Raum für Reflexion oder offene Diskussionen. Eine zu volle Agenda erstickt die Flexibilität, die für spontane Einfälle oder wichtige Fragen der Gruppe notwendig wäre.

Lösung

Eine übersichtliche Agenda, die Puffer für Diskussionen und Reflexionen bietet, ist entscheidend.

Memogic hilft dabei, die verplante Zeit im Blick zu behalten. Mit der visuellen Drag-and-Drop-Funktion kannst du schnell erkennen, ob deine Agenda zu voll wird und wie viel Zeit für einzelne Punkte verplant ist. So bleibt genügend Spielraum, um auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

Fehler 3: Zeitplanung vernachlässigen

Eine weitere Herausforderung in der Workshopplanung ist das richtige Zeitmanagement. Oft kommt es vor, dass entweder zu viele Inhalte in zu wenig Zeit gepackt werden oder zu wenig Inhalte den Workshop unnötig in die Länge ziehen. Das Ergebnis: Teilnehmende verlieren das Interesse oder fühlen sich gehetzt.

Lösung

Der Schlüssel liegt darin, die Inhalte realistisch auf den verfügbaren Zeitraum zu verteilen. Pufferzeiten einzuplanen ist ebenso wichtig wie regelmäßige Pausen, um das Energielevel der Gruppe hoch zu halten.

Wir arbeiten gerne mit dem Konzept der “Backup-Methoden” – das heißt, wir planen unsere Trainings und Workshops entspannt und haben eine Sammlung an Backup Methoden mit, um ggf. schnell Inhalte integrieren zu können.

In unserem Memogic Workshop-Café teilt die Neuroökonimin Dr. Silvia Maier, warum eine gehirngerechte Workshopplanung so wichtig ist und was das mit Pausen zu tun hat.

Fehler 4: Nicht genug Zeit für Transfer und Anschlussfähigkeit

Ein häufig übersehener Punkt ist der Transfer des Gelernten in die Praxis. Viele Workshops konzentrieren sich stark auf die Wissensvermittlung, doch oft fehlt es an einem strukturierten Abschluss, der den Teilnehmenden hilft, das Gelernte in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Lösung

Eine gute Workshopplanung sollte immer auch den Transfer und die Anschlussfähigkeit des Gelernten berücksichtigen. Das bedeutet, den Teilnehmenden Methoden an die Hand zu geben, mit denen sie das Gelernte umsetzen können. In der Stöberbox von Memogic findest du zahlreiche Transfermethoden, die genau darauf abzielen. Zudem helfen dir die verschiedenen Farbcodes beim Erstellen deiner Agenda, schnell zu erkennen, ob dein Workshop abwechslungsreich und nachhaltig gestaltet ist.

Fehler 5: Ineffiziente Vorbereitung und Materialmanagement

Eine letzte Stolperfalle betrifft die Vorbereitung selbst. Methoden, Vorlagen und Materialien sind oft über verschiedene Dateien verstreut, was die Vorbereitung unnötig kompliziert und zeitaufwendig macht. Besonders wenn im Team gearbeitet wird, ist ein zentrales Wissensmanagement unerlässlich.

Lösung

📁 Speichere alle Materialien und Methoden an einem zentralen Ort, sodass du jederzeit darauf zugreifen kannst. Mit Memogic lassen sich nicht nur Agenden, sondern auch Workshopmaterialien effizient organisieren. Dadurch wird die Vorbereitung wesentlich einfacher und du kannst sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugang zu den benötigten Informationen haben.

Fazit: Effiziente Planung mit den richtigen Tools

Fehler in der Workshopplanung lassen sich leicht vermeiden, wenn man sich ihrer bewusst ist und mit den richtigen Tools arbeitet. Eine gut strukturierte Planung, die auf klaren Lernzielen, realistischem Zeitmanagement und einem starken Fokus auf Transfer beruht, schafft die Basis für erfolgreiche Workshops. Wir unterstützen dich dabei, deine Planung flexibel und effizient zu gestalten. So bleibt mehr Raum für Kreativität und Interaktivität – und deine Workshops werden für die Teilnehmenden nachhaltiger und inspirierender.

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